+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно писать письмо ответ на ваше уведомление сообщаю

Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа. Не нужно думать, что составление и оформление деловых писем - исключительная обязанность секретаря организации. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др. Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем? По тому, какое письмо мы держим перед глазами, можно заочно судить о его отправителе и в целом об организации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как писать деловое письмо на английском правильно - Как писать письмо

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Учимся писать деловые письма

Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем. Письма-просьбы - едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила об остальных будет сказано далее. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке например, разработка типовых шаблонов писем , понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на казалось бы мелочи, имеющие печальные последствия. Официальное письмо — это документ, а не просто текст. Сейчас мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Желаем приятного чтения и полезного внедрения. Итак, встречайте 50 золотых правил деловой переписки: Письмо должно отправляться на официальном бланке. В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты почтовые — всегда, платежные — при необходимости.

Письмо должно иметь четкую и точную дату. Подбирайте хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя. Неформальное общение оставьте для личной переписки. В деловых кругах принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.

Написание слов прописными заглавными буквами в официальных документах — нетактичный поступок. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале. Длинные письма никто читать не любит; если вам нужно отправить большой объем информации — используйте формат: Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.

Приветствуется краткий заголовок в начале текста письма перед обращением и приветствием , сообщающий вкратце цель письма. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.

Пишите так, чтобы абзац не превышал строк. Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки. Старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.

Аккуратней с аббревиатурами и сокращениями — они должны быть понятны для получателя. Важную мысль текста выделяйте полужирный шрифт или подчеркивание — желательно этим в письме не злоупотреблять. Если вы отвечаете на конкретное письмо, можете цитировать отправителя в своем ответе — это поможет ему вспомнить важные моменты.

Никогда не делитесь в письме деликатной информацией — помните, текст случайно может оказаться в руках человека, которому не адресован.

Используйте три варианта изложения в письмах — от общего к частному, от частного к общему и хронологический порядок. В конце письма указывайте свою контактную информацию — указывайте данные, по которым вы быстро отвечаете. В деловой переписке не принято использовать постскриптум. Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия. Подписывайте текст от имени первых лиц компании уполномоченных его подписывать.

Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется.

Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу. Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию. Распечатывайте документ на хорошей плотной бумаге. Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4; даже если они краткие и запросто помещаются в формате А5 — распечатывайте на А4.

Убедитесь, что в принтере достаточно краски для четкой печати — ваше письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости. Не лишним будем с помощью скрепки присоединить к письму свою визитную карточку, только не забудьте загнуть ее правый верхний уголок — это подскажет, что визитка оставлена лично вами.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей компаний. Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости. При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа.

Качайте, распечатывайте и работайте! Желаем, чтобы ваши новые письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие. И да, если вашей компании нужен пакет писем для официальной переписки запросы, извещения, уведомления и т.

Их можно будет смело отправить хоть Президенту. Поделитесь с друзьями! В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ.

Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение. Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены. Адресат Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку — физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить.

В этом случае правильнее будет сделать список рассылки. В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному. Автор admin в Справочник Письмо-просьба непременно требует ответа.

Итак, получив такое письмо, вы должны решить: В случае, если вы решили выполнить просьбу, то отвечаете так: Уважаемые господа!

Выражаем искреннюю благодарность за предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса. Пособие призвано раскрыть основы делового общения с точки зрения не только этических правил и норм, но и психологических особенностей человеческого общения, осветить вопросы, с которыми постоянно сталкиваются деловые люди менеджеры, руководители, предприниматели.

Как построить деловую беседу, как лучше провести переговорный процесс, как найти общий язык с собеседником, как совершенствовать технику и технологию эффективного чтения и писания деловых писем, слушания и говорения, в том числе и публичного выступления и т. Работа адресована менеджерам всех уровней, предпринимателям, студентам, учащимся и всем, кто связан с организацией деловых контактов и взаимовыгодного сотрудничества.

Приведенный ниже текст получен путем автоматического извлечения из оригинального PDF-документа и предназначен для предварительного просмотра.

Изображения картинки, формулы, графики отсутствуют. Как вы думаете, они полностью отражают достоинства коллегиальных органов? Проверено антивирусом. Что такое Top-Download? TopDownload это мега хранилище файлов, где собраны все файлы из интернета в одном месте. Мы сделали поиск файлов более простым, удобным и полезным. Теперь Вы легко найдете все, что искали! Ответ на деловое письмо. Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме только если это не относится к конкретной деятельности фирмы.

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Как написать рекомендательное письмо Составляем сопроводительное письмо к документам Отрицательный ответ При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе.

При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос. Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа. В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются.

Образец письма-ответа

Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем. Письма-просьбы - едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит.

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо.

Составление ответа на письмо-запрос оно же письмо-ответ — стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т. Открыть и скачать онлайн. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка.

Как правильно писать письмо ответ на ваше уведомление сообщаю

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем. Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа. Не нужно думать, что составление и оформление деловых писем - исключительная обязанность секретаря организации. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др. Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем?

.

.

.

.

.

Основу для решения данного вопроса образует содержание Вашей . Предложение действительно в том случае, если до получения Вашего ответа.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Кондрат

    В такі моменти навіть патріота країни перетворять, як мінімум в сепара. Я терпіти неможу наше бляцтво, нашу голоту яка веде себе як остання ханига.